Es war 22:30 Uhr. Yasmin saß immer noch am Schreibtisch, obwohl das Abendessen bei Maliks Eltern längst vorbei war. Sie hatte es geschafft… irgendwie. Das Logo für Sarah war fertig (nach zwei weiteren „winzigen“ Änderungen), die Rechnung für Weber GmbH endlich verschickt, und sie hatte sogar einen halbwegs anständigen Instagram-Post zusammengebastelt.
Aber der Preis war hoch gewesen. Lena hatte sie mit großen Augen angeschaut, als sie zum dritten Mal gesagt hatte: „Mama muss noch schnell arbeiten.“ Maliks Mutter hatte höflich gelächelt, als sie eine halbe Stunde zu spät gekommen waren. Und sie selbst fühlte sich wie ein Handy mit fünf Prozent Akku – funktionsfähig, aber nur noch für wenige Minuten.
Malik war schon ins Bett gegangen. „Du arbeitest zu viel“, hatte er gesagt. Nicht vorwurfsvoll, eher besorgt. Das machte es noch schlimmer.
Yasmin starrte auf ihren Bildschirm, wo eine neue E-Mail-Flut auf sie wartete. Eine Anfrage für ein „größeres Projekt“: ein komplettes Corporate Design für ein Startup. Das war genau die Art von Auftrag, auf die sie schon lange wartete. Größer, besser bezahlt, prestigeträchtiger.
Aber ihr erster Gedanke war nicht Freude. Es war Panik.
Wie soll ich das schaffen?
Sie scrollte durch die Anfrage.
Timeline: sechs Wochen.
Umfang: Logo, Visitenkarten, Briefpapier, Webseite-Design, Social Media Templates, Brand Guidelines.
Alles, was sie liebte. Alles, was sie gut konnte.
Und alles, was sie mit ihrem aktuellen Arbeitsstil umbringen würde.
Yasmin lehnte sich zurück und rechnete. Sechs Wochen für ein Projekt dieser Größe bedeutete: Überstunden. Gestrichene Wochenenden. Noch weniger Zeit für Lena. Noch mehr vergessene Abendessen und verschobene Termine.
Sie wollte wachsen. Sie wollte größere Projekte. Sie wollte mehr Geld verdienen und sich einen Namen in der Branche machen.
Aber nicht so. Nicht um jeden Preis.
Ihr Handy summte. Eine Nachricht von ihrer Freundin Lisa: „Hey, wie läuft’s? Wir haben uns schon ewig nicht gesehen!“
Yasmin starrte auf die Nachricht. Wann hatten sie sich das letzte Mal getroffen? Vor zwei Monaten? Drei? Sie konnte sich nicht erinnern.
Das war das Problem. Ihr Business lief gut… zu gut. Jeden Monat kamen neue Kunden. Die Warteliste wurde länger. Die Projekte größer. Aber statt sich zu freuen, fühlte sie sich wie ein Hamster im Laufrad, der immer schneller rennen musste, nur um nicht herunterzufallen.
Sie öffnete ihren Kalender.
Nächste Woche: Montag drei Kundentermine,
Dienstag: Logokonzept entwickeln,
Mittwoch: Präsentation,
Donnerstag: Korrekturen,
Freitag… Freitag war auch schon voll.
Wo sollte sie ein sechswöchiges Großprojekt unterbringen?
Yasmin stand auf und ging in die Küche. Ein Glas Wasser, ein paar Minuten zum Nachdenken. Auf dem Kühlschrank hingen Lenas neueste Zeichnungen. Ein buntes Haus mit einer lächelnden Familie davor. „Das sind wir“, hatte Lena erklärt. „Mama, Papa und ich im Garten.“
Wann waren sie das letzte Mal im Garten gewesen? Nicht zum schnellen Wäsche-Aufhängen, sondern richtig. Zum Spielen. Zum Entspannen.
Yasmin konnte sich nicht erinnern.
Sie ging zurück zum Computer und öffnete ein neues Dokument. „Prozess-Analyse“, tippte sie. Sie hatte schon so viele Listen geschrieben. Aber diesmal sollte es anders werden. Diesmal wollte sie nicht mehr Aufgaben sammeln, sondern verstehen, warum alles so chaotisch war.
Sie begann zu schreiben:
Typischer Kunde-Ablauf:
Anfrage kommt rein (meist per E-Mail oder Instagram)
Ich antworte individuell (dauert 15-30 Minuten pro Antwort)
Hin- und Her-Gemaile für Terminvereinbarung (weitere 20 Minuten)
Beratungsgespräch (1-2 Stunden)
Angebot schreiben (1 Stunde)
Wieder Hin- und Her-Gemaile für Änderungen am Angebot
Projekt startet: Briefing vertiefen (wieder 1-2 Stunden)
Erste Entwürfe (4-6 Stunden Arbeit)
Präsentation der Entwürfe (1 Stunde)
Korrekturschleifen (unendlich…)
Finale Dateien erstellen und versenden
Rechnung schreiben und verschicken
Nachfassen bei überfälligen Rechnungen
Yasmin starrte auf die Liste. Dreizehn Schritte. Für jeden einzelnen Kunden. Und die meisten davon machte sie jedes Mal von neuem, als wäre es das erste Mal.
Kein Wunder, dass sie keine Zeit hatte.
Sie dachte an ihren letzten Friseurbesuch. (Wann war das gewesen? Vor drei Monaten?) Wie lief das dort ab? Sie rief an, nannte ihren Namen, bekam einen Termin. Fertig. Keine endlosen E-Mails. Kein individuelles Hin und Her.
Warum machte sie es sich so kompliziert?
Yasmin öffnete ihren Browser und googelte „Kundenprozess automatisieren“. Die ersten Ergebnisse zeigten Tools, von denen sie schon gehört, aber nie ausprobiert hatte. Buchungssysteme. E-Mail-Automation. Vorlagen für Angebote.
Ein Artikel fiel ihr ins Auge: „Wie ich meinen Kundenprozess von 13 auf 5 Schritte reduzierte“. Die Autorin war auch Designerin. Auch selbstständig. Auch überlastet gewesen.
„Der Durchbruch kam“, las Yasmin, „als ich aufhörte zu denken, dass jeder Kunde einzigartig ist und deshalb einen einzigartigen Prozess braucht. Die Wahrheit ist: 80% aller Anfragen sind sehr ähnlich. Warum also nicht 80% des Prozesses standardisieren?“
Das leuchtete ein. Yasmin dachte an ihre letzten zehn Kunden. Alle wollten ein Logo. Alle hatten ähnliche Fragen. Alle durchliefen denselben Ablauf.
Sie las weiter: „Ich erstellte Vorlagen für alles: Für die erste Antwort auf Anfragen, für Angebote, für Briefing-Fragebögen, für Feedback-Gespräche. Was früher Stunden dauerte, erledigte ich jetzt in Minuten.“
Stunden in Minuten. Das klang zu schön, um wahr zu sein. Aber was, wenn es funktionierte?
Yasmin schaute auf die Großprojekt-Anfrage, die noch immer geöffnet war. Statt Panik spürte sie zum ersten Mal seit langem so etwas wie Hoffnung.
Was, wenn sie nicht härter arbeiten müsste, um zu wachsen? Sondern smarter?
Sie begann eine neue Liste. Aber diesmal keine To-do-Liste. Sondern eine „Kann-ich-automatisieren“-Liste:
Erste Antwort auf Anfragen → Vorlage erstellen
Terminvereinbarung → Buchungssystem einrichten
Angebote → Standard-Template mit variablen Teilen
Briefing → Online-Fragebogen statt langem Telefonat
Präsentationen → Standard-Format entwickeln
Rechnungen → automatisch generieren lassen
Nachfassen → E-Mail-Automation
Yasmin spürte, wie sich ihre Schultern entspannten. Zum ersten Mal seit Wochen sah sie einen Weg nach vorn. Einen Weg, der nicht bedeutete, noch mehr Stunden zu arbeiten oder noch mehr Listen zu schreiben.
Einen Weg, der bedeutete, intelligenter zu arbeiten.
Sie antwortete auf die Großprojekt-Anfrage: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Das Projekt klingt sehr spannend. Ich melde mich bis Mittwoch mit einem detaillierten Angebot bei Ihnen.“
Bis Mittwoch. Das gab ihr Zeit, ihre Prozesse zu überdenken. Zeit, ein System aufzubauen, das mit ihren Ambitionen mithalten konnte.
Yasmin klappte den Laptop zu und ging ins Bett. Malik schlief bereits tief und fest. Sie kuschelte sich an ihn und spürte zum ersten Mal seit langem, dass morgen ein guter Tag werden könnte.
Ein Tag, an dem sie nicht nur arbeitete, sondern an ihrem Business arbeitete.
Was Yasmins Erkenntnis uns lehrt:
Der größte Mythos der Selbstständigkeit ist, dass jede Kundin einzigartig behandelt werden muss. In Wahrheit folgen 80% aller Kundeninteraktionen ähnlichen Mustern. Diese zu erkennen und zu systematisieren ist der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum.
Die wichtigste Erkenntnis:
Du musst nicht härter arbeiten, um zu wachsen.
Du musst intelligenter arbeiten.
Bereiche, die sich fast immer automatisieren lassen:
Erste Kundenkommunikation (Vorlagen statt individuelle E-Mails)
Terminvereinbarung (Buchungssystem statt E-Mail-Ping-Pong)
Angebotserstellung (Templates mit variablen Teilen)
Projektbriefing (Online-Fragebögen statt lange Telefonate)
Rechnungsstellung (automatische Generierung)
Follow-up-Kommunikation (E-Mail-Automation)
Der Automatisierungs-Test: Frage dich bei jeder wiederkehrenden Aufgabe:
„Mache ich das zum dritten Mal? Dann kann ich es systematisieren.“
Die Zeit, die du in Prozess-Optimierung investierst, kommt tausendfach zurück. Nicht nur in gesparten Stunden, sondern in mentaler Klarheit und Lebensqualität.
Wird Yasmin den Mut fassen, ihre bewährten (chaotischen) Abläufe zu hinterfragen? Und wie findet sie heraus, welche Marketingkanäle wirklich funktionieren? Das erfahrt ihr in Kapitel 3: „Instagram? LinkedIn? Oder gar nix mehr?“…
Und schon geht es weiter mit Kapitel 3:
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